(趣旨)

第1条　この訓令は、上田市における保存文書をマイクロフィルムに撮影し、マイクロフィルム文書を原文書と同一なものとして取り扱うことに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務の所管)

第3条　マイクロフィルム文書の作成及び管理に関する事務は、総務課文書法規係が行う。

(対象文書の範囲)

第4条　マイクロフィルムに撮影する保存文書(以下「対象文書」という。)の範囲は、次に掲げるとおりとする。ただし、争訟に関係しているもの、色の識別が重要なもの等保存文書をそのまま保存することが適当であるものを除く。

(対象文書の選定)

第5条　総務課長は、前条各号に掲げるもののうちから主務課長(上田市事務処理規則(平成18年上田市規則第11号)第2条第4号に規定する課長及び上田市会計管理者組織規則(平成18年上田市規則第9号)第3条に規定する課長をいう。)と協議の上、対象文書を選定するものとする。

(対象文書の編さんの特例)

第6条　対象文書の編さんは、文書規程第50条の規定にかかわらず、マイクロフィルム文書の索引が効果的にできる方法による。

(マイクロフィルムの撮影等の実施)

第7条　マイクロフィルムの撮影、複製等は、マイクロフィルム撮影業者(以下「業者」という。)に委託して行う。

(マイクロフィルムの検収)

第8条　総務課長は、業者からマイクロフィルムの引渡しを受ける場合は、マイクロフィルム検査票(様式第2号)を提出させるものとする。

(マイクロフィルムの文書証明者)

第9条　総務課文書法規係にマイクロフィルム文書証明者(以下「文書証明者」という。)を置く。

(マスターフィルム文書の証明等)

第10条　マスターフィルム文書の証明は、文書証明者が、原文書の存在すること及び文書を撮影したマイクロフィルムの内容と原文書を対照し、符合することを確認するとともに、マイクロフィルム文書証明書(様式第4号)に必要な事項を記載し、署名したものを当該マイクロフィルムの末尾に撮影することにより行うものとする。

(保存年限)

第11条　マイクロフィルム文書の保存年限は、当該原文書の保存年限と同一年限とする。

(保存)

第12条　総務課長は、文書台帳に記載されているマイクロフィルム文書を別に定める分類に従い、マイクロフィルム用キャビネットに保存するものとする。

(定期検査等)

第13条　総務課長は、次に掲げる時期に前条の規定により保存されているマイクロフィルム文書について、別に定める基準により検査し、その結果を文書台帳に記載するものとする。

(撮影等に関する規定の準用)

第14条　第7条、第8条及び第10条の規定には、前条第3項の規定によるマスターフィルム文書の再撮影及び再製について準用する。

(マイクロフィルム文書の利用)

第15条　マイクロフィルム文書の閲覧又は複写は、活用フィルム文書を使用し、マスターフィルム文書を使用してはならない。ただし、総務課長が特に必要と認めるときは、この限りでない。

(マスターフィルム文書の貸出禁止)

第16条　マスターフィルム文書は、貸し出さないものとする。ただし、総務課長が特に必要と認めるときは、この限りでない。

(原文書の廃棄)

第17条　原文書は、第13条第1項第1号に掲げる時期に行う検査が終了したときは、廃棄するものとする。

(マイクロフィルム文書の廃棄)

第18条　文書規程第57条の規定は、マイクロフィルム文書の廃棄について準用する。

(活用フィルム文書作成の特例)

第19条　第3条から前条までの規定において、活用フィルム文書に代えて、マスターフィルム文書から電子化文書を作成し、用いることができる。

(補則)

第20条　この訓令に定めるもののほか、マイクロフィルム文書の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。