(趣旨)

第1条　この訓令は、上田市立小・中学校における文書事務の処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(文書主任)

第2条　学校に文書主任を置き、校長が指定する職員をもって充てる。

(文書主任の職責)

第3条　文書主任は、校長の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。

(文書分類表)

第4条　文書の分類表は、別に定める。

(取扱いの原則)

第5条　文書は、事務が能率的に処理されるように正確かつ迅速に取り扱わなければならない。

(文書の左横書き)

第6条　文書は、左横書きとする。ただし、特定なものはこの限りでない。

(文書の記名)

第7条　文書の記名は、校長名とする。ただし、他の機関から校名を用いることを指定されたもの又は軽易な文書の記名は校名とすることができる。

(文書の記号等)

第8条　文書には、年度、別に定める記号、番号及び保存年限を付さなければならない。ただし、別に定めるものについては、この限りでない。

第9条　年度は、当該文書を受け付け、又は施行する日の属する会計年度の年度によるものとする。

第10条　文書の番号は、文書ごとに付するものとする。

(文書の保存年限)

第11条　文書の保存年限は、次のとおりとする。

(起案)

第12条　文書の起案に当たっては、文書は平易簡明に、文字はかい書で正確に書かなければならない。

第13条　文書の起案は、次条から第17条までの規定による場合を除き、起案用紙を用いて行うものとし、必要な関係書類、参考資料等を添えなければならない。

第14条　前項の規定にかかわらず、内容の軽易な事案の起案は、その文書の余白に処分案を朱書きして処理することができる。

第15条　不備な箇所のある極めて軽易な文書を整備して再提出するときは、付せん用紙(様式第1号)を用いて処理することができる。

第16条　添書を要しないで物品等を送付しようとするときは、簡易発送処理カード(様式第2号)を用いて処理することができる。

第17条　口頭又は電話による照会、回答、通知等で重要なものは、口頭電話記録用紙(様式第3号)によって上司の決裁等所定の手続をとらなければならない。

第18条　秘密又は緊急を要する事案は、校長の指示を受けて適宜処理することができる。この場合において、処理後速やかに所定の手続をとらなければならない。

(文書の日付)

第19条　文書の日付は、当該文書を施行する日とする。

(押印)

第20条　施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書には、公印を省略することができる。

(収受及び配布)

第21条　到着した文書及び物品は、すべて文書主任が次により処理するものとする。

(発送)

第22条　発送する文書は、合封すべきものはそのまま、その他のものは封入し、又は包装した上、原議又は親展(秘密)文書処理簿とともに文書主任に回付しなければならない。

(施行済原議の処理)

第23条　文書主任において文書を発送したときは、原議又は親展(秘密)文書処理簿に施行印(様式第6号)を押印の上、担当者に回付しなければならない。

(整理、保管)

第24条　文書は完結文書と未完結文書に分け、完結文書は簿冊番号に基づいてファイルに入れ、未完結文書は所定の場所に整理して保管しなければならない。ただし、ファイルに入れることが適当でないものについては、この限りでない。

(編冊基準)

第25条　保存のために引き継ぐ文書は、次により編冊しなければならない。

(保存台帳の作成)

第26条　文書を保存しようとするときは、文書保存台帳に記入し、校長の承認を得て文書庫等に納めなければならない。

(文書の閲覧及び貸出し)

第27条　職員が保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、文書主任の承認を得なければならない。ただし、重要な文書については校長の同意を得るものとする。

(保存文書の廃棄)

第28条　保存年限を経過した保存文書は、文書主任が廃棄するものとする。この場合において、保存年限が10年以上の保存文書については、あらかじめ担当者及び校長に協議するものとする。