○上田市文書規程
平成18年3月6日
訓令第3号
注 平成23年3月から条文沿革を注記した。
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 収受及び配布(第11条―第17条)
第3章 文書の処理
第1節 配布文書の処理(第18条―第22条)
第2節 起案(第23条―第25条)
第3節 合議及び供覧(第26条―第29条)
第4節 審査(第30条・第31条)
第5節 決裁(第32条―第36条の2)
第4章 発送(第37条―第43条)
第5章 浄書(第44条)
第6章 自治会長又は区長あて送達文書(第45条―第47条)
第7章 文書の整理及び保管(第47条の2―第56条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、他に特別な定めがあるものを除くほか、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 上田市情報公開条例(平成18年条例第12号)第2条第2号に規定する公文書をいう。
(2) 歴史公文書等 歴史資料として重要な公文書その他の記録をいう。
(3) 文書管理システム 電子情報処理組織(市の機関等の使用に係る電子計算機を電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。)を使用して、文書の収受、起案、保管、保存、廃棄その他文書管理に関する事務処理を行うシステムをいう。
(令2訓令1・追加)
(文書担当者の指名及び職務)
第2条 課長(上田市事務処理規則(平成18年上田市規則第11号)第2条第5号に規定する課長及び上田市会計管理者組織規則(平成18年上田市規則第9号)第3条に規定する課長等をいう。以下同じ。)の文書事務を補佐するため、各課に文書担当者を置く。ただし、総務部長の承認を経て文書担当者を置かないことができる。
2 各課長は、総務課長との協議に基づき所属する職員の中から総務部長の承認を経て文書担当者を指名する。
3 文書担当者は、文書事務をつかさどるに当たっては、課長のもとで他の職員を指揮命令する権限を有するものとする。
(平27訓令1・一部改正)
第3条 文書担当者は、上司の命を受け、その課内の次の事務を掌理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理及び保管に関すること。
(4) 文書、文書ファイルの保存及び引継ぎに関すること。
(5) 歴史公文書等選別基準(別表第1)による選別に関すること。
(6) 文書事務の改善実施に関すること。
(7) 文書処理の促進及び状況の調査に関すること。
(8) 文書管理システムの運用に関すること。
(9) その他文書の取扱いに関し必要なこと。
(令2訓令1・一部改正)
(文書箱の設置)
第4条 文書の集配のために文書箱を設ける。
2 文書箱の型式、設置場所は、文書法規係長が定め各文書担当者がこれを管理する。
(文書の集配)
第5条 文書の集配は、原則として各課の文書担当者又はその指示を受けた職員が行う。
(文書箱を用いないもの)
第6条 次に掲げる文書については、文書担当者の指示によるものとし、文書箱を用いない。
(1) 秘密文書の回議
(2) 書留等の特殊郵便物(以下「特殊郵便物」という。)の文書法規係への提出
(3) 緊急文書の回議
(4) 大型の荷物とされた運搬困難なもの
(5) 現金が添付又は封入された文書の集配
(6) 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第8項に規定する特定個人情報が記載された文書の集配
(7) その他文書法規係長が指示する文書
(令2訓令1・一部改正)
(総務部長の職務)
第7条 総務部長は、文書及びこれに付随する物品の収発並びに完結文書の保存の事務を総括管理する。
2 総務部長は、各課の文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。
(課長の職務)
第8条 課長は、その所管に係る文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう部下職員を監督しなければならない。
(文書の種類)
第9条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 令達文書
(2) 公示文書
(3) 一般文書
2 令達文書の種別は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定によるもの
(2) 規則 法第15条の規定によるもの
(3) 訓令 所属の機関又は職員に指示命令するもの
(4) 達 特定の個人又は団体に対して処分の意思を表示するもの
(5) 指令 特定の個人又は団体からの申請、願出等に対して処分の意思を表示するもの
3 公示文書の種別は、次のとおりとする。
(1) 告示 市内の全部又は一部に公示するもので重要なもの
(2) 公告 市内の全部又は一部に公示するもので告示以外のもの
4 一般文書は、前2項に掲げる以外のもの(上申、副申、具申、内申、照会、回答、通知、請求、督促、諮問、答申、建議、報告、協議、申請、進達、願、届出、伺、復命、供覧、一応供覧、証明、辞令等)とし、対内文書と対外文書に区分する。
(文書の記号及び番号)
第10条 令達文書(達及び指令を除く。)及び公示文書は、文書法規係長において番号を付し、令達公示番号簿に登載しなければならない。
2 令達文書のうち、達及び指令並びに一般文書の記号は、課所の首字によるものとし、文書番号は、課所別の一連番号による。
3 文書の番号は、年度により更新する。ただし、令達文書(達及び指令を除く。)及び公示文書は、暦年による。
第2章 収受及び配布
(文書等の収受及び開封)
第11条 市役所に到達した文書等は、総務課長が収受し、文書法規係長が開封の上内容別に区分する。ただし、受領課が明らかなものは、開封しないで各課の文書担当者に配布することができる。
2 前項の規定にかかわらず、親展若しくは秘の表示あるもの又はこれに類似しているものと認められる文書は、開封してはならない。
(平27訓令1・一部改正)
(収受した文書の配布及び登録)
第12条 総務課長は、第15条に規定する事故文書を除き、収受した文書を各課の文書担当者に配布する。
3 収受番号は、文書番号を用いるものとする。
4 第2項の規定にかかわらず、軽易な文書については、文書管理システムへの登録を省略することができる。
5 特殊郵便物は、文書法規係において、重要文書受付簿に所要事項を記載し、あて名の者に配布して受領印を受ける。
(平27訓令1・令2訓令1・一部改正)
第13条 2以上の課に関連する文書等は、関係の最も多い課に配布しなければならない。この場合において、その軽重の分かちがたいものについては、文書法規係長の指示を受けなければならない。
(受付印を要しない文書)
第14条 配布文書のうち、戸籍法(昭和22年法律第224号)及び住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)に関する諸届書、諸願書、諸通知には、受付印を押してはならない。
2 辞令又は証書等で受付印を押せないものは、適当に紙を付けこれに押印する。
(平24訓令4・一部改正)
(収受の際の事故文書等の処理)
第15条 送料の不足又は未納の郵便物は、官公庁又は学校の発送に係るもの及び文書法規係長が必要と認めるものに限り、その料金を支払いこれを収受することができる。
2 誤送文書があったときは、文書法規係長は、郵便配達員に返付しなければならない。ただし、文書法規係長が必要と認めるものに限り、正当なあて先に転送するものとする。
(配布文書の事故処理)
第16条 配布文書のうち誤って他課の文書が配布されたものについては、文書担当者は、直ちに文書法規係長にその旨を伝え返付しなければならない。
(集配時刻等)
第17条 庁内における文書の集配は、定時又は随時に行うものとする。
2 本庁及び地域自治センター間の文書の集配は、1日2回とする。
3 郵便局から発送する文書は、午後3時までに文書法規係長に引き渡さなければならない。
第3章 文書の処理
第1節 配布文書の処理
(配布文書の処理)
第18条 配布文書は、第24条の規定により処理するものとする。
(令2訓令1・一部改正)
(配布文書の処理期日)
第19条 配布文書は、原則として3日以内に処理しなければならない。
(配布文書の緊急処理)
第20条 配布文書のうち緊急を要するもので、市長の指示によりその処理を明らかにすべきであると認めるもの又は重要な事項であると認めるものは、その文書を携行の上、課長自ら市長の指示を受けなければならない。この場合において、必要と認められるときは、係長又は担当者を同席させることができる。
(処理期日の例外)
第21条 配布文書のうち特に期日を定めてあるもの又は文書処理上資料収集に相当期日を要すると課長が認めるものについては、第19条に規定する日数を変更することができる。
(配布文書の供覧)
第22条 配布文書のうち単に課長の閲覧に供することをもって足りるものについては、文書管理システムに所要の事項を登録の上、当該文書管理システムにより出力される供覧用紙を使用して閲覧に供するものとする。
(令2訓令1・追加)
第2節 起案
(文書作成の原則)
第23条 職員は、意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
(平23訓令2・追加、令2訓令1・旧第21条の2繰下)
(起案の要領)
第24条 起案者は、次により文書を作成しなければならない。
(1) 起案又は文書での報告は、文書管理システムに所要の事項を登録の上、当該文書管理システムにより出力される起案用紙を使用するものとする。
(2) 起案は、1事案ごとに作成し、件名は、できるだけ起案の要旨を明らかにするものでなければならない。
(3) 起案文は、原則として常用漢字、現代仮名遣い及び口語体を用い、文章は平易簡明に、文字は明確に書かなければならない。
(4) 文書の形式は、左横書きとする。
(5) 重要又は異例に属するものについては、起案の理由、経過の概要、関係法規その他参考事項を付記し、必要な書類を添付しなければならない。
(令2訓令1・旧第22条繰下・一部改正)
第25条 起案した文書で急を要するものは「至急」、秘密に属するものは「秘」の名称をもって取り扱う。
2 「至急」及び「秘」の取扱いを要するものは、起案用紙の欄外右上部に○印をもって表示しなければならない。
3 「至急」の表示ある文書は、その閲覧及び回付を特に速やかにしなければならない。
4 「秘」の表示ある文書又は機密に属する文書は、持ち回り、又は書類入等に納め、他見に触れないようにしなければならない。
第3節 合議及び供覧
(合議及び供覧)
第26条 文書の処理担当者は、起案した文書に合議又は供覧の必要がある場合は、課長査閲後の文書を持ち回って合議又は供覧を要する課長の認印を求めなければならない。
2 合議又は供覧を求められた課長は、直ちに課内の意見を調整し、認印を押し、意見のある場合は別記に記載の上添付しなければならない。この場合において、事情により直ちに決定しがたいときは、その旨を伝え、原則として1日以内に別紙に意見を記載の上送付しなければならない。
3 合議先の意見が異なるときは、次条第3項の規定を準用する。
(同時合議)
第27条 事案が複雑で緊急を要し、かつ、合議すべき課が多い場合には、前条の規定にかかわらず課内の意見の調整を済ませた後、関係課長に同時合議を要請し、会議を持ち、合議することができる。
2 同時合議を受けた課長は、原則として1日以内に課内の意見を調整し、意見のある場合は意見書を作成し、課長の認印を押し、同時合議を要請した課に必要な修正を求めることができる。
3 前項の場合において、合議先の意見が異なるときは、同時合議を要請した課において合議先の意見を調整し、再び合議しなければならない。
左欄 | 右欄 |
(1) 議会に提出する案 | 総務課長(文書法規係経由) 行政管理課長(行政管理担当経由) |
(2) 令達文書(達及び指令を除く。)及び公示文書の案 | 総務課長(文書法規係経由) |
(3) 法令の解釈及び運用に関する案 | |
(4) 市長の決裁を受ける契約案(例文的なものを除く。) | 総務課長(文書法規係経由) |
(5) 物品に関する契約 | 契約検査課長(契約担当経由) |
(6) 陳情、願その他行政処分案 | 行政管理課長(行政管理担当経由) 秘書課長(広聴担当経由) |
(7) 式辞、挨拶、表彰等 | 秘書課長(秘書担当経由) |
(8) 広報に関する案 | 広報課長(広報担当経由) |
(9) 自治会長又は区長へ配布又は回覧を依頼するもの | 市民参加・協働推進課長(自治協働支援担当経由) |
(平23訓令2・平24訓令1・平25訓令1・平27訓令1・平29訓令1・令5訓令1・一部改正)
(修正及び廃棄文書)
第29条 起案の内容が修正されて決裁になったときは、関係者に供覧しなければならない。
2 重要な案件について、起案を廃止する必要が生じたときは、その上部欄外に「廃棄」と朱記して前項の取扱いをしなければならない。
(令2訓令1・一部改正)
第4節 審査
(文書の審査)
第30条 文書担当者は、起案文書のうち第28条の表の左欄に掲げる文書及びこれに準ずるものについては、原則として全て審査しなければならない。
2 前項の審査は、起案文の形式及び内容について行うものとする。
(令2訓令1・一部改正)
(校正及び改案)
第31条 審査の結果軽微な校正にとどまるものは、校正の上回議し、事案の本質的校正又は改案を要するものは、起案者に返付しその旨を指示するものとする。ただし、この校正が文書の内容を変更させるものであってはならない。
第5節 決裁
(決裁を要する文書の取扱い)
第32条 主務課から上司の決裁を要する文書を回付するときは、部長、会計管理者、副市長、市長の順に決裁を受けるものとする。
(決裁時刻)
第33条 各決裁は、別に定めがあるものを除き、次表に掲げる時刻以前に在する未決文書は、その時刻までに必ず査閲し、認印又は決裁印を押すものとする。
種別 | 文書決裁終了時刻 |
第1決 | 午前9時まで |
第2決 | 午前11時まで |
第3決 | 午後1時まで |
第4決 | 午後3時まで |
(文書の認印)
第34条 文書には、課長が定める処理担当者以外の単なる課員閲覧程度の認印は、なるべく避けるものとする。
2 合議先における認印は、係長以上とする。ただし、記帳を要するものその他特に処理上必要なものについては、この限りでない。
3 課長又は部長は、陳情書(陳情書に類するものを含む。)に認印を押すときは、押印欄に、その日付を表示しなければならない。
(決裁済みの文書)
第35条 決裁終了後文書法規係長は、その決裁済文書を次により処理しなければならない。
(1) 各課に回付する必要のある決裁済文書は、所属の文書担当者に配布する。
(2) 各課に回付する必要を認めない決裁済文書は、第7章の規定により保管する。
(決裁順序の例外)
第36条 市長の決裁を要する文書で緊急を要するもの及び事案が複雑で説明を要するものについては、第32条の規定にかかわらず課長自ら決裁文書を携行の上、口頭で説明し、決裁を得ることができる。この場合において、担当係長及び担当者の同席を妨げない。
(決裁日の登録)
第36条の2 起案者は、決裁を要する文書について決裁を受けたときは、文書管理システムに決裁日を登録しなければならない。
(令2訓令1・追加)
第4章 発送
(発送)
第37条 文書の発送は、主務課において発送し、又は直接交付することが適当であるものを除くほか、全て文書法規係長に回付し、文書法規係長において発送する。
(令2訓令1・一部改正)
(1) 軽易な事項にあっては、市名
(2) 部課から他の部課その他市の部内に発する文書にあっては、部課長名
(3) 市の部外から本市の部課長又は部課あてになされた照会その他の文書で、その内容が部課長限りで処理できるものにあっては、部課長名又は部課名
2 市長名で発送する文書のうち担当部課を明らかにする必要があるものについては、市長名の下に担当部課名を明記しなければならない。
(施行文書の日時)
第39条 施行文書の発送日時は、原則として発送の日とし、担当者が記載する。
2 各課で発送の日時を特に指定した場合においては、その日時を文書に記載しなければならない。
(発送する文書の登録)
第40条 文書担当者は、起案した文書を発送しようとするときは、文書管理システムに施行日等の所要事項を登録しなければならない。
2 発信文書には、年次、首字及び番号を付さなければならない。
(例 17総第5号)
3 発信番号として付する番号は、文書番号とする。
(令2訓令1・一部改正)
(発送文書の公印)
第41条 発送文書で公印を押す必要があるときは、公印取扱者に原議及び施行文書を提出し、承認を受けてから押印しなければならない。ただし、これによりがたい場合は、公印取扱者の承認を受けて押印することができる。
(対外文書の発送手続)
第42条 対外文書の発送が郵送によるものは、所定の封筒を使用し、起案用紙に指定した名あて人及び発送課名を明確に記載し、特殊郵便物として処理するものは、封筒の表面に書留等の別を明らかにして、文書法規係長へ提出するものとする。
2 郵送は、原則として料金後納の方法による。ただし、これによりがたいときは、郵便切手又は郵便葉書を使用して行う。
3 料金後納の方法により郵送する場合は、郵便物に料金後納印を押し、又は料金後納印を印字した封筒を用いて、文書法規係長へ提出するものとする。
4 郵便区内特別郵便扱いにより発送する場合は、前項に規定する表示のほか、郵便区内特別郵便の表示をしなければならない。
5 郵便切手又は郵便葉書を使用して発送する場合は、郵便切手類出納簿に所要事項を記載する。
(対内文書の発送手続)
第43条 対内文書の発送及び配布は、文書担当者によることとし、特に機密を要し、又は散逸のおそれがあるもののほか、封筒を使用しないこととする。
第5章 浄書
(浄書)
第44条 浄書すべき文書で、次に掲げるものは、文書法規係長において浄書し、その他のものについては、主務課において行う。
(1) 議会に提出する案のうち条例に関するもの
(2) 令達文書(達及び指令を除く。)及び公示文書
2 浄書印刷文書の外注については、文書法規係長が必要に応じて定めるものとする。
第6章 自治会長又は区長あて送達文書
(自治会長又は区長あて文書の送達)
第45条 自治会長又は区長あて文書の定期送達(以下「定期送達」という。)は、毎月1日及び16日とする。ただし、市民参加・協働推進課長は、必要により送達日を変更することができる。
2 前項の定期送達は、市民参加・協働推進課において行う。
(平23訓令2・一部改正)
(自治会内配布文書等)
第46条 自治会長又は区長へ文書の配布又は回覧を依頼しようとするときは、事前に市民参加・協働推進課長の承認を受けなければならない。
2 前項の文書の送達は、定期送達を利用するものとする。
(平23訓令2・一部改正)
(定期送達による発送)
第47条 定期送達による文書の発送を依頼しようとするときは、発送文書を7部自治協働支援担当係長へ提出しなければならない。
2 主務課は、前項に規定する文書を送達日の2日前までに、自治協働支援担当係長の指定する場所へ提出しなければならない。
(平29訓令1・一部改正)
第7章 文書の整理及び保管
(整理及び保管の原則)
第47条の2 文書は、組織としての管理が適切に行えるよう整理し、及び保管しなければならない。
(平23訓令2・追加)
2 職員は、文書担当者の指示に従い、単独で管理することが適当であると認める文書を除き、保存年限が同じで相互に密接な関連を有する文書を文書ファイルとしてまとめなければならない。この場合において、職員は、文書担当者の指示に従い、当該ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存年限及び保存年限満了後の措置を定めるものとする。
(令2訓令1・追加)
(保管)
第48条 文書は、課別に整理保管しなければならない。
2 文書の保管は、各課の文書担当者が行うものとする。
(文書の保管者、保管方法等)
第49条 文書の保管又は保存は、次表に定める区分に従い当該保管者又は保存者が保管し、又は保存するものとする。
保管(保存)文書の種別 | 保管(保存)者 | 保管(保存)方法 | |
編さん前の文書 | 未完結文書 | 文書担当者 | キャビネットにて未完結文書を起案番号別に分類して保管 |
完結文書 | 文書担当者 | 保存年限が1年未満の完結文書を分類してキャビネットにて保管 | |
編さんした文書 | 保存年限が1年以上の完結文書で総務課長に移管しない文書綴 | 文書担当者 | 各課ごとにキャビネットにて保管 |
総務課、塩田地域自治センター、豊殿地域自治センター、川西地域自治センター、丸子地域自治センター、真田地域自治センター及び武石地域自治センターの書庫から借り出した文書綴 | 文書担当者 | 各課ごとにキャビネットにて保管 | |
総務課の書庫に保存した文書綴 | 総務課長 | 総務課の書庫に保存 | |
豊殿地域自治センター、塩田地域自治センター、川西地域自治センター、丸子地域自治センター、真田地域自治センター及び武石地域自治センターの書庫に保存した文書綴 | 地域自治センター長(丸子地域自治センター、真田地域自治センター及び武石地域自治センターにあっては、当該地域自治センターの地域振興課長をいう。以下同じ。) | 各地域自治センターの書庫に保存 | |
3 総務課、豊殿地域自治センター、塩田地域自治センター、川西地域自治センター、丸子地域自治センター、真田地域自治センター及び武石地域自治センターの書庫(以下「書庫」という。)に保存する文書は、原則として文書保存箱に収納して配列しておかなければならない。
(平27訓令1・令2訓令1・一部改正)
(編さんの要領)
第50条 完結文書は、次により編さん、装ていしなければならない。
(1) 文書の編さんは、年度ごととし、令達文書(達及び指令を除く。)及び公示文書は暦年ごとによるものとする。
(2) 同一事件であって数種類の分類に関連した文書は、その最も関係の深い分類に保存年限ごとに編さんする。
(3) 図面、計画書の類で一般の文書に編入することが困難なものは、適宜紙袋に入れ、又は結束して別に編さんし、関係文書にその旨を記載する。
(4) 文書の厚さは、おおむね6センチメートルを限度として編さんし、これを超えるときは、分冊し、分冊番号を付するものとする。
(5) 編さん、装ていした文書ファイルには、原則として文書管理システムにより出力される背表紙を用いなければならない。
(6) 表紙の次頁に文書索引目次をつける。
(7) 第51条第1項第3号から第5号までに規定する文書は、編さん製本を省略することができる。
(令2訓令1・一部改正)
(保管文書の引継ぎ)
第50条の2 課長は、保管を終えた文書を総務課長が指示する日までに総務課長に引き継がなければならない。
3 総務課長は、引継ぎを受けた文書を書庫に収納するとともに、引継ぎを受けた年月その他の必要事項を文書管理システムに登録するものとする。
(令2訓令1・追加)
(文書の保存年限)
第51条 文書は、その保存年限を次の5種に分け、各文書分類の保存年限は別表第2によるものとする。
(1) 第1種 30年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存年限が定められている文書については、その年限を保存年限とする。
3 期間の算定については、文書が完結した日の属する年度の翌年度初日をもって起算日とする。ただし、暦年によるものにあっては、文書が完結した日の属する年の翌年初日をもって起算日とする。
(令2訓令1・全改)
(保存年限の延長)
第52条 保存年限を経過して、なお保存の必要があると認める文書は、更に期間を定めて保存することができる。
(令2訓令1・全改)
(マイクロフィルム文書による保存)
第53条 総務課長は、保存文書のうち必要があると認められるものについて、上田市マイクロフィルム文書取扱規程(平成18年訓令第4号)に定めるところにより、当該保存文書に代えてマイクロフィルム文書により保存することができる。
(平27訓令1・令2訓令1・一部改正)
(書庫の文書の管理)
第54条 書庫の文書は、総務課長が管理するものとし、その利用については、総務課長の指示に従わなければならない。
2 書庫の文書を閲覧し、又は持ち出そうとするときは、総務課長に申し出て保存文書閲覧・持出簿に記入してから、書庫の鍵を借り受けるものとする。
3 書庫の文書を閲覧し、又は持ち出したときは、その文書を抜き取り、取り替え、若しくは内容を訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。
(平27訓令1・令2訓令1・一部改正)
3 課長は、前2項の規定により公文書館に移管する文書ファイル等について、上田市情報公開条例第8条各号に規定する場合に該当するものとして、公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付するものとする。
4 課長は、第1項の規定により保存年限が満了した文書を廃棄しようとするときは、あらかじめ廃棄しようとする文書を取りまとめ、総務課長と協議しなければならない。この場合において、総務課長の廃棄承認が得られないときは、課長は、当該文書について、新たに保存年限を設定しなければならない。
5 前各項の規定は、文書担当者が保管する文書について準用する。
(令2訓令1・全改)
(書庫の保全)
第56条 書庫は、常に整とんし、そ害、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し、特に保全を要するものは、その収蔵箇所に「非常持出」の表示をしておかなければならない。
2 書庫は、総務課長において取締りをなし、係員以外の者をみだりに立ち入らせてはならない。
3 前2項の規定は、各課の文書担当者の保管する文書について準用する。
(平27訓令1・一部改正、令2訓令1・旧第58条繰上)
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年3月6日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の上田市文書規程(昭和47年上田市訓令第8号)、丸子町文書取扱規程(平成10年丸子町訓令甲第2号)、真田町文書取扱規程(昭和38年真田町訓令第1号)又は武石村文書取扱規程(平成12年武石村訓令第2号)の規定に基づきなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成19年3月30日訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。ただし、第3条、第5条、第14条、第17条、第22条、第25条、第28条及び第30条の規定は、地方自治法(昭和22年法律第67号)第168条の規定により会計管理者が任命された日から施行する。
附則(平成19年10月1日訓令第8号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日訓令第2号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月30日訓令第2号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月28日訓令第2号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月26日訓令第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成24年6月29日訓令第4号)
この訓令は、平成24年7月9日から施行する。
附則(平成25年3月27日訓令第1号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日訓令第1号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月25日訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月28日訓令第1号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月30日訓令第1号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月30日訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第3条、第47条の3、第55条関係)
(令2訓令1・追加)
歴史公文書等選別基準 1 選別の方針 歴史公文書等は、市民の共有の財産として長く後世に伝えるべきものであることから、次の各号のいずれかに該当するものを偏ることなく選別するものとする。 (1) 市全域の状況が把握できるもの (2) 長期的・継続的に地域の歴史の流れがわかるもの (3) 市の特色ある事象が明確になるもの 2 歴史公文書等の選別基準は、次のとおりとする。 (1) 市の廃置分合に関するもの (2) 市の各種制度並びに行政組織の新設及び改廃に関するもの (3) 市の総合計画に関するもの (4) 叙位、叙勲、褒章及び表彰に関するもの (5) 各種委員の人事に関するもの (6) 審査基準及び処分基準等に関するもの (7) 許認可及び承認等に関するもの (8) 審議会、主要会議等の審議経過及び結果に関するもの (9) 陳情、請願及び要望等に関するもの (10) 予算、決算及び収支等財政状況に関するもの (11) 起債及び補助金に関するもの (12) 条例、規則、訓令等の例規に関するもの (13) 争訟に関するもの (14) 市有財産の取得、管理及び処分に関するもの (15) 公共施設の建築等のハード事業の実施に関するもの (16) 各種統計、調査及び研究等に関するもの (17) 市議会に関するもの (18) 市議会に係る陳情、請願及び意見等に関するもの (19) 選挙に関するもの (20) 監査に関するもの (21) 社会教育に関するもの (22) 市内の史跡、文化財等に関するもの (23) 市町村史編さんに関するもの (24) 事務引継に関するもの (25) 各種施策、行政運営上のシステム等のソフト事業の実施に関するもの (26) 外国及び外国人に関するもの (27) その他歴史的価値があると認められるもの (28) 昭和30年以前に作成し、又は取得したもの |
備考 この表に掲げる基準の細目は、総務課長が別に定めるものとする。
別表第2(第51条関係)
(平23訓令2・追加、平28訓令2・一部改正、令2訓令1・旧別表・一部改正)
| 第1種 (30年保存) | 第2種 (10年保存) | 第3種 (5年保存) | 第4種 (3年保存) | 第5種 (1年保存) |
第一類総務A | ○市の廃置分合、改称、字、区域、境界、事務所の位置等重要書類 ○総合計画関係重要書類 ○市史資料関係重要書類 ○市議会招集書類 ○市議会議決報告書類及び会議録 ○市議会提出議案関係書類 ○議案番号簿 ○歴代三役名簿 ○市議会議員名簿 ○各種委員名簿 ○各種委員会及び委員関係重要書類 ○市功労者表彰関係書類 ○市儀式祝典関係書類 ○不服申し立て、訴訟、和解、斡旋、調定及び仲裁関係書類 ○公印台帳 ○条例その他の令達文書の原議及び関係書類 ○令達番号簿 ○広報紙 ○姉妹都市関係重要書類 ○統計調査資料関係重要書類 ○監査及び検査関係重要書類 ○選挙関係、合併及び統計書類 ○公選による公職者名簿 ○政治団体関係書類 ○その他30年保存を要する重要書類 | ○企画関係書類 ○市政調査関係書類 ○重要な官公庁からの諸令達 ○政治資金規正関係書類 ○陳情、請願関係書類 ○その他10年を超えて保存する必要のないもの | ○検査関係書類 ○金券収受発送簿類 ○諸証明書類 ○統計機構及び調査員等関係書類 ○各種統計調査資料 ○世帯人口現状報告書 ○異動人口報告書 ○議会業務日誌 ○選挙用基本補充名簿 ○各種選挙執行関係書類 ○情報公開、個人情報保護関係書類 ○その他5年を超えて保存する必要のないもの | ○重要でない官公庁からの諸令達 ○交際渉外関係書類 ○監査報告書類 ○検察審査会関係書類 ○議会各種会合関係書類 ○議会行政視察関係書類 ○その他3年を超えて保存する必要のないもの | ○文書収発関係書類 ○各種送付簿 ○各種日誌 ○各種雑件書類 ○その他1年を超えて保存する必要のないもの |
第二類人事B | ○職員履歴書(人事カード) ○退職死亡者給与関係書類 ○退隠料関係書類 ○その他30年保存を要する重要書類 | ○職員の進退賞罰関係書類 ○職員共済組合関係書類 ○その他10年を超えて保存する必要のないもの | ○職員報酬給与関係書類 ○その他5年を超えて保存する必要のないもの | ○当直日誌 ○被服貸与関係書類 ○結核性疾患休養者関係書類 ○その他3年を超えて保存する必要のないもの | ○出勤簿 ○職員研修関係書類 ○職員諸願届、伺書類 ○時間外勤務(休日勤務)命令簿 ○その他1年を超えて保存する必要のないもの |
第三類財務及び用品C・D | ○予算、決算関係重要書類 ○重要な各種補助金関係書類 ○財産台帳 ○不動産寄附関係重要書類 ○財産組合(事務組合)関係重要書類 ○市有財産及び公の施設関係書類 ○登記関係重要書類 ○契約関係重要書類 ○備品台帳 ○財産区関係重要書類 ○その他30年保存を要する重要書類 | ○財務規則に定める歳入歳出関係簿冊 ○寄附関係書類 ○土地家屋償却資産課税関係書類 ○担保、保証金関係重要書類 ○その他10年を超えて保存する必要のないもの | ○各種補助金関係書類 ○各種歳入歳出日計月計簿 ○経理関係日計月計簿 ○財政公表関係書類 ○予算配当流用関係書類 ○支出負担行為、支出命令書類その他領収証書類 ○予算、決算関係書類 ○各種申告、申請書及び関係書類 ○調定書 ○小切手関係書類 ○市税等賦課関係書類 ○市税等徴収関係書類 ○納税通知書、督促状及び公示送達関係書類 ○特別徴収関係諸届及び報告書 ○市税関係台帳及び調査簿 ○各種還付金関係書類 ○徴収受託及び嘱託関係書類 ○滞納処分関係書類 ○使用料、手数料関係書類 ○物品購入契約関係書類 ○物品購入払下関係書類 ○基金関係書類 ○その他5年を超えて保存する必要のないもの | ○備品管理票 ○その他3年を超えて保存の必要のないもの | ○臨時運行許可関係書類 ○消耗品受払票 ○各種伝票切符類 ○その他1年を超えて保存の必要のないもの |
第四類施設E | ○事業計画書 ○都市計画台帳 ○市有建物新増築関係書類 ○建築許可申請関係書類 ○防火地域設定関係書類 ○道路、河川及び橋りょう台帳 ○道路及び公立溝きょの認定廃止関係書類 ○道路占用及び公有土地水面占用関係重要書類 ○公園、遊園地関係重要書類 ○建築確認台帳 ○建築許可関係書類 ○道路位置指定関係書類 ○不適格建築物台帳 ○建築協定関係書類 ○建築審査会会議録及び裁決関係書類 ○公聴会会議録 ○その他30年保存を要する重要書類 | ○工事請負関係書類 ○建築物、道路及び河川改修関係書類 ○違反建築物是正措置関係書類 ○特殊建築物等に係る定期報告書 ○その他10年を超えて保存する必要のないもの | ○占用及び使用許可関係書類 ○公園、遊園地管理関係書類 ○その他5年を超えて保存する必要のないもの | ○土木建築調査報告関係書類 ○材料受払関係書類 ○仮使用承認関係書類 ○住宅金融公庫設計審査及び現場審査関係書類 ○その他3年を超えて保存する必要のないもの | ○道路使用許可願関係書類 ○地図頒布原簿関係書類 ○建築計画概要書閲覧簿 ○その他1年を超えて保存する必要のないもの |
第五類公安F | ○戸籍簿関係書類 ○戸籍受附帳 ○本籍不明関係書類 ○除籍簿 ○住民票関係書類 ○外国人登録事務関係書類 ○各種帳簿書類保存簿 ○印鑑簿 ○犯罪人名簿 ○既決犯罪通知書 ○破産関係書類 ○火災関係報告書類 ○危険物関係重要書類 ○映写技術者選解任者書類 ○防災計画重要書類 ○災害救助関係重要書類 ○水防関係重要書類 ○その他30年保存を要する重要書類 | ○戸籍記載不用届書類綴込帳 ○戸籍関係統計書類 ○その他10年を超えて保存する必要のないもの | ○住民票及び戸籍付票除票 ○特殊建物関係書類 ○消防設備等勧告書類 ○消防団員等公務災害補償関係書類 ○寄附募集関係書類 ○その他5年を超えて保存する必要のないもの | ○戸籍日記簿 ○戸籍協議会関係書類 ○戸籍関係裁判通知書類 ○各種閲覧謄抄本交付簿 ○戸籍除籍副本送付簿 ○恩赦関係書類 ○戸籍届出催告、戸籍錯誤遺漏通知書 ○住民基本台帳届 ○転入、転居、変更及び国外移住届出書類 ○印鑑事務関係書類 ○犯罪除籍者名簿 ○外国人登録事務関係書類 ○その他3年を超えて保存する必要のないもの | ○戸籍関係雑件書類 ○建築確認申請関係書類 ○外国人登録証明書交付報告書 ○その他1年を超えて保存する必要のないもの |
第六類経済G | ○工場用地売買契約書類 ○市有林台帳 ○市有林、部分林関係書類 ○農業共済関係重要書類 ○耕地事業設計書附属書類 ○農道用排水路林道台帳 ○農地審査請求裁決書 ○農地買収売渡関係書類 ○国有農地貸付関係書類 ○農調法施行令による承認申請書 ○自作農維持創設関係書類 ○農地代金、証券関係書類 ○小作契約書 ○その他30年保存を要する重要書類 | ○工場誘致関係重要書類 ○金融関係重要書類 ○観光開発計画関係書類 ○森林経営簿 ○農業振興長期計画書 ○貸付乳業管理関係書類 ○工事請負関係書類 ○河川占用関係台帳 ○耕作地調査表及び台帳 ○農地告示綴 ○農地法許可申請書類 ○農地経理関係書類 ○その他10年を超えて保存する必要のないもの | ○鉱業関係書類 ○商工業関係書類 ○技術指導関係書類 ○計量関係書類 ○制度金融関係書類 ○各種登録関係書類 ○林業振興関係書類 ○農林業奨励補助金関係書類 ○農業災害関係書類 ○河川産物採取関係書類 ○農業各種委員会関係書類 ○農家台帳 ○自作農組合綴 ○強制譲渡関係書類 ○農地農政関係書類 ○その他5年を超えて保存する必要のないもの | ○観光関係書類 ○主要食糧生産供出及び保有関係書類 ○各種配給関係書類 ○家畜防疫関係書類 ○所有耕地申告書類 ○その他3年を超えて保存する必要のないもの | ○商工業調査関係書類 ○ガス火薬関係書類 ○病害虫防除関係書類 ○その他1年を超えて保存する必要のないもの |
第七類社会福祉H | ○援護法関係重要書類 ○市営住宅関係重要書類 ○国民健康保険法関係重要書類 ○遺族国庫債券受付公付関係書類 ○その他30年保存を要する重要書類 | ○民生委員推薦会関係書類 ○保育所関係書類 ○市営住宅入居保証金台帳 ○国民健康保険補助金関係書類 ○国民健康保険経理統計関係書類 ○被保険者台帳 ○埋火葬許可関係書類 ○恩給関係重要書類 ○母子福祉資金貸付関係書類 ○社会事業団体関係重要書類 ○その他10年を超えて保存する必要のないもの | ○市営住宅使用料徴収簿 ○行路死亡人取扱関係重要書類 ○行路死亡人繰替金収入関係書類 ○死体遺骨身柄引渡関係書類 ○埋火葬関係諸報告書 ○保険衛生関係書類 ○感染症関係書類 ○結核予防関係書類 ○清掃関係書類 ○国民年金受付処理簿 ○その他5年を超えて保存する必要のないもの | ○援護物資関係書類 ○各種予防接種関係書類 ○その他3年を超えて保存する必要のないもの | ○失業対策労働者関係書類 ○畜犬関係書類 ○そ族昆虫駆除関係書類 ○その他1年を超えて保存する必要のないもの |
第八類教育文化I | ○教育委員会会議録 ○教育委員名簿 ○教職員人事関係書類 ○学齢簿 ○文化財関係書類 ○教育施設建設整備関係書類 ○学校施設台帳類 ○学校施設関係重要書類 ○学校用地関係書類 ○教員住宅関係重要書類 ○その他30年保存を要する重要書類 | ○通学区域関係書類 ○その他10年を超えて保存する必要のないもの | ○学校災害共済給付関係書類 ○学校営繕関係書類 ○その他5年を超えて保存する必要のないもの | ○各種申告、申請書及び関係書類 ○その他3年を超えて保存する必要のないもの | ○転入学届出書 ○各種行事関係書類 ○その他1年を超えて保存する必要のないもの |
(令2訓令1・全改)
