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自治会における個人情報の取扱いについて
自治会と個人情報保護法について
平成17年に施行された個人情報の保護に関する法律(以下、「個人情報保護法」とする。)は、5,000人以下の個人情報を取り扱う事業者は対象外でしたが、平成27年9月に個人情報保護法が改正され、平成29年5月30日に施行された改正法では、個人情報を取り扱うすべての事業者に個人情報保護法が適用されるようになりました。この事業者には自治会や同窓会等の非営利組織も対象となっています。
このページでは、 個人情報保護法の基本的なルールをご紹介いたします。
個人情報を集める、保管するときのルール
| ルール | 会員名簿を作成して配布する場合 |
|---|---|
| ステップ１ 個人情報を集める前 | |
|
利用目的の特定 |
「会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員に対して配布するため」と利用目的を特定する必要があります。 |
| ステップ２ 本人から個人情報を集めるとき | |
| 利用目的の通知・公表 本人から書面で個人情報を取得する場合には、本人に対して利用目的を明示する。 |
個人情報を集める際に配布する用紙に、上記の利用目的を記載する必要があります。 |
| ステップ３ 個人情報を保管しているとき | |
| 安全管理措置 集めた個人情報の漏えい防止のために、適切な措置を講じる。 |
自治会や同窓会の事務局において盗難・紛失等のないよう適切に管理する必要があります。また、名簿の配布先の会員に対して、盗難や紛失、転売したりしないように注意を呼びかけることも重要です。 |
| 保有する個人情報の訂正等 集めた個人情報の内容に誤りがあった場合に、訂正するための手続の方法等を本人の知り得る状態におき、請求に応じて訂正する。 |
ステップ２で配布する書面に訂正等に関する問合せ先等を記載し、本人から内容の訂正を求められたら、適切に対応する必要があります。 |
個人情報を第三者に提供するときのルール
| ルール | 会員名簿を作成して配布する場合 |
|---|---|
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本人の同意の取得
|
「名簿に掲載される会員に対して配布するため」と伝えた上で任意で個人情報を提供してもらえば、同意を得たこととなります。また、以下の場合は同意を得なくても、会員以外に名簿を提供できます。
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| 提供に関する記録義務 提供先などを記録し一定期間保管する。 |
名簿に配布先の会員名等が記載されているため、名簿そのものを一定期間保管する必要があります。 |
| 委託先の監督 個人情報を委託先に提供する場合には、適切な監督を行う。 |
名簿の印刷を業者に委託する場合、委託先をしっかりと選定し、個人情報の適切な管理を実施することについて確認する必要があります。 ◆委託先への確認方法の例◆ また、個人情報が適切に取り扱われているか委託先の状況を口頭等で確認することも大切です。 |
個人情報保護法に関するQ&A
Q.個人情報とは
A.生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものを指します。氏名だけでなく、住所や電話番号、自治会や同窓会における役職等も、氏名と紐づけて管理している場合には個人情報になります。
Q.すでに配布した会員名簿はどのように取り扱えばよいか
A.会の中で認識されている「利用目的」の範囲内で取り扱うのであれば、特段何か行う必要はありませんが、盗難・紛失等のないよう、適切に管理するようにしましょう。
Q.新たに会員名簿を作成・配布する場合、変更点のない会員は、以前取得した情報をそのまま利用することになるが、その場合どのように取り扱えばよいか
A.以前に会員名簿を作成する際、その会員に対して、「利用目的」を伝え、「第三者提供」について同意を得ていると思われますので、その場合は改めて何か行う必要はありません。
Q.会全体の名簿以外でも地域やブロック毎の連絡網を作成・配布する場合、どうすればよいか
A.名簿を作成・配布する場合とルールは変わりません。「連絡網を作成し、記載されている者に配布する」という利用目的を定め、その利用目的や問合せを書面等で関係者に伝え、作成した連絡網は安全に管理するといったことが必要です。
個人情報保護委員会について
個人情報保護委員会は、個人情報（特定個人情報を含む。）の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護するため、個人情報の適正な取扱いの確保を図ることを任務とする、独立性の高い機関です。
個人情報保護委員会ホームページ＜外部リンク＞
個人情報保護委員会では、個人情報保護法の解釈や個人情報保護制度についての一般的な質問にお答えする総合的な案内所として「個人情報保護法相談ダイヤル」を設け、ご質問に対する回答に加えて、個人情報の取扱いに関する苦情を相手方に申し出たが、相手方の対応や回答内容をめぐり、争いが生じた場合に必要なあっせん等を行うため、電話による相談を受け付けています。（個人情報保護法第164条を根拠に設置）
個人情報保護法相談ダイヤル：03-6457-9849
(受付時間：土日祝日及び年末年始を除く 9時30分～17時30分)
